Übergabeprotokoll bei Ein- und Auszug

Ist ein Übergabeprotokoll Pflicht?

Nein. Weder Mieter noch Vermieter sind gesetzlich verpflichtet, bei Einzug oder Auszug ein Protokoll zu erstellen oder zu unterschreiben. Auch eine Klausel im Mietvertrag kann niemanden zwingen, einen bestimmten Inhalt zu bestätigen. Trotzdem ist das Protokoll aus Sicht beider Seiten dringend zu empfehlen.

Der Grund liegt in der Beweislast. Verlangt der Vermieter nach dem Auszug Schadensersatz, muss er grundsätzlich beweisen, dass der Schaden während der Mietzeit entstanden ist und über die normale Abnutzung hinausgeht. Der Mieter wiederum muss oft darlegen, dass ein Mangel schon bei Einzug vorhanden war. Jahre nach dem Einzug weiß das niemand mehr genau. Ein sorgfältiges Protokoll – beim Einzug und beim Auszug nach demselben Muster – macht beide Zustände vergleichbar.

Was gehört in ein Übergabeprotokoll?

Ein gutes Protokoll geht Raum für Raum vor und beschreibt Wände, Decken, Böden, Fenster, Türen, Sanitärobjekte, Heizkörper und mitvermietete Einrichtungen wie Einbauküche, Keller oder Stellplatz. Mängel sollten so genau beschrieben werden, dass ein Dritter sie wiederfindet: nicht „Boden beschädigt“, sondern „Parkett Wohnzimmer, vor Balkontür: drei Kratzer, je etwa 10 cm, bis in die Nutzschicht“.

• Datum, Uhrzeit, Anschrift, Lage der Wohnung und Namen aller Anwesenden.
• Zustand jedes Raums einschließlich Keller, Speicher, Balkon und Stellplatz.
• Zählerstände mit Zählernummer: Strom, Gas, Wasser (kalt und warm), Heizkostenverteiler.
• Anzahl und Art der übergebenen Schlüssel, Chips und Codekarten.
• Mitvermietete Geräte und Einrichtungen mit Funktionsprüfung.
• Bei Auszug: vereinbarte Restarbeiten mit Frist – oder ausdrücklich „keine“.
• Neue Anschrift des Mieters.
• Unterschrift beider Seiten auf jeder Seite bzw. auf dem Gesamtdokument, eine Ausfertigung für jede Partei.

Welche Wirkung hat meine Unterschrift?

Unterschreiben beide Seiten ein Abnahmeprotokoll beim Auszug, hat das erhebliche Folgen. Nach der Rechtsprechung kann sich der Vermieter auf Mängel, die bei der Übergabe erkennbar waren, aber nicht im Protokoll stehen, später in der Regel nicht mehr berufen. Das Protokoll wirkt insoweit wie eine Bestätigung, dass keine weiteren Ansprüche bestehen. Für versteckte Mängel, die bei einer üblichen Besichtigung nicht auffallen konnten, gilt das nicht.

Umgekehrt gilt für Mieter: Wer im Protokoll unterschreibt, dass er bestimmte Schäden verursacht hat oder bestimmte Arbeiten erledigen wird, gibt unter Umständen ein Anerkenntnis ab. Er kann später kaum noch einwenden, der Schaden sei normale Abnutzung oder habe schon vorher bestanden. Unterschreiben Sie deshalb nur, was zutrifft. Sind Sie nicht einverstanden, vermerken Sie das: „Mieter bestreitet, dass die Verfärbung über normale Abnutzung hinausgeht.“

Beim Einzug schützt das Protokoll vor allem den Mieter. Sind Kratzer, Flecken oder Bohrlöcher bereits dokumentiert, kann ihm niemand bei Auszug vorwerfen, sie verursacht zu haben.

Warum sind Zählerstände und Schlüssel so wichtig?

Die Zählerstände am Übergabetag sind die Grundlage für die Verbrauchsabrechnung. Für Heizung und Warmwasser muss der Vermieter bei einem Mieterwechsel eine Zwischenablesung veranlassen; fehlt sie, wird geschätzt oder nach Gradtagzahlen aufgeteilt – häufig zum Nachteil einer Seite. Strom- und Gaszähler sollte der Mieter selbst beim Versorger ab- bzw. ummelden, mit dem protokollierten Stand.

Bei den Schlüsseln geht es um Geld und Sicherheit. Notieren Sie jeden einzelnen Schlüssel mit Bezeichnung und Anzahl. Fehlt beim Auszug ein Schlüssel zu einer Schließanlage, verlangen Vermieter oft den Austausch der gesamten Anlage. Nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs ist ein solcher Schadensersatz aber nur geschuldet, wenn wegen des Verlusts tatsächlich eine Missbrauchsgefahr besteht und die Anlage auch wirklich ausgetauscht wird.

Wie dokumentiere ich den Zustand mit Fotos?

Fotos ergänzen das Protokoll, ersetzen es aber nicht. Hilfreich sind je Raum eine Übersichtsaufnahme aus zwei Ecken und Detailaufnahmen jedes Mangels, bei kleinen Schäden mit einem Maßstab wie einem Zollstock oder einer Münze. Achten Sie darauf, dass Datum und Uhrzeit in den Dateiinformationen erhalten bleiben, und sichern Sie die Originaldateien. Nehmen Sie im Protokoll Bezug auf die Bilder („siehe Foto 12“) und lassen Sie sie, wenn möglich, von der Gegenseite gegenzeichnen oder per E-Mail übersenden.

Bei größeren Streitpunkten lohnt sich ein Zeuge, der nicht selbst Partei ist, oder – bei hohen Beträgen – ein Sachverständiger.

Wie lange kann der Vermieter nach dem Auszug noch Forderungen stellen?

Ersatzansprüche des Vermieters wegen Veränderungen oder Verschlechterungen der Wohnung verjähren in sechs Monaten (§ 548 BGB). Die Frist beginnt, sobald der Vermieter die Wohnung zurückerhält – also den unmittelbaren Besitz erlangt und sie ungestört untersuchen kann. Auf das rechtliche Ende des Mietverhältnisses kommt es dafür nicht an. Die kurze Frist gilt auch für Ansprüche wegen unterlassener Schönheitsreparaturen.

Auch der Mieter muss sich beeilen: Ansprüche auf Ersatz von Aufwendungen oder auf Gestattung der Wegnahme einer Einrichtung verjähren ebenfalls in sechs Monaten, hier gerechnet ab dem Ende des Mietverhältnisses.

Häufige Fragen

Stand: November 2026. Dieser Beitrag bietet einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Rechtsprechung und Gesetzeslage können sich ändern.