- Umlegbar sind nur Kosten, die die Betriebskostenverordnung nennt und der Mietvertrag vereinbart.
- Die Abrechnung muss dem Mieter innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen.
- Mieter haben ebenfalls zwölf Monate Zeit für Einwendungen.
- Für das Kalenderjahr 2025 endet die Abrechnungsfrist am 31. Dezember 2026.
Welche Kosten dürfen umgelegt werden?
Betriebskosten sind die laufenden Kosten, die durch das Eigentum am Grundstück und den Gebrauch des Gebäudes entstehen. Welche das sind, legt § 2 BetrKV abschließend fest – unter anderem Grundsteuer, Wasser und Abwasser, Heizung und Warmwasser, Aufzug, Straßenreinigung und Müllabfuhr, Gebäudereinigung, Gartenpflege, Beleuchtung, Schornsteinfeger, Sach- und Haftpflichtversicherung sowie Hauswart.
Nicht umlegbar sind Verwaltungskosten, Instandhaltungs- und Reparaturkosten, Bankgebühren und Rücklagen. Kosten für Kabelfernsehen dürfen seit dem 1. Juli 2024 nicht mehr als Betriebskosten abgerechnet werden.
Voraussetzung ist stets, dass der Mietvertrag die Umlage vereinbart. Ein Verweis auf die Betriebskostenverordnung genügt; „sonstige Betriebskosten“ müssen aber einzeln benannt sein.
Welche Fristen gelten?
Zwei Zwölf-Monats-Fristen
- Vermieter: Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Danach sind Nachforderungen ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 BGB).
- Mieter: Einwendungen sind spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung mitzuteilen. Später kann der Mieter sich auf Fehler grundsätzlich nicht mehr berufen.
Für Vermieter gilt: Entscheidend ist der Zugang beim Mieter, nicht die Absendung. Wer am Jahresende abrechnet, sollte den Zugang nachweisbar sicherstellen. Ein Guthaben des Mieters muss der Vermieter auch nach Fristablauf auszahlen.
Formelle und inhaltliche Fehler
Eine Abrechnung ist formell ordnungsgemäß, wenn sie eine geordnete Zusammenstellung enthält aus
- den Gesamtkosten jeder Kostenart,
- dem verwendeten Verteilerschlüssel,
- der Berechnung des Anteils des Mieters und
- dem Abzug der geleisteten Vorauszahlungen.
Fehlt eines dieser Elemente oder ist die Abrechnung für einen durchschnittlichen Mieter nicht nachvollziehbar, wird eine Nachforderung nicht fällig. Inhaltliche Fehler – etwa ein falscher Betrag oder eine nicht umlegbare Position – lassen die Abrechnung dagegen bestehen; sie wird nur korrigiert.
Recht auf Belegeinsicht
Mieter dürfen die Originalbelege einsehen, die der Abrechnung zugrunde liegen, einschließlich Verträgen mit Dienstleistern und Ablesebelegen. Solange der Vermieter die Einsicht verweigert, muss der Mieter eine Nachzahlung nicht leisten. Die Einsicht findet grundsätzlich am Ort des Vermieters oder der Verwaltung statt.
Heizkosten und CO₂-Kosten
Heiz- und Warmwasserkosten müssen nach der Heizkostenverordnung zu 50 bis 70 Prozent nach Verbrauch abgerechnet werden. Rechnet der Vermieter nicht verbrauchsabhängig ab, darf der Mieter seinen Anteil um 15 Prozent kürzen. Seit 2023 werden zudem die CO₂-Kosten für Öl und Gas nach einem Stufenmodell zwischen Vermieter und Mieter aufgeteilt – je schlechter die Energiebilanz des Gebäudes, desto größer der Anteil des Vermieters.
Beispiel
Die Abrechnung für 2025 geht am 4. Januar 2027 ein und weist eine Nachzahlung von 640 € aus. Die Frist ist um vier Tage versäumt: Der Mieter muss nichts nachzahlen. Hätte die Abrechnung ein Guthaben ergeben, müsste der Vermieter es trotzdem auszahlen.
So prüfen Sie Ihre Abrechnung
- Abrechnungszeitraum: höchstens zwölf Monate?
- Zugang innerhalb der Frist?
- Sind alle Positionen im Mietvertrag vereinbart?
- Stimmen Wohnfläche und Verteilerschlüssel?
- Sind die Vorauszahlungen vollständig abgezogen?
- Auffällige Kostensprünge gegenüber dem Vorjahr? Dann Belege anfordern.
Häufige Fragen
Darf der Vermieter die Vorauszahlungen erhöhen?
Ja, nach einer Abrechnung kann jede Seite eine Anpassung auf eine angemessene Höhe verlangen (§ 560 Abs. 4 BGB). Maßstab ist das Ergebnis der letzten Abrechnung, etwa auch bekannte Preissteigerungen.
Darf die Grundsteuer nach der Reform höher weitergegeben werden?
Ja. Die Grundsteuer ist umlegbar, auch wenn sie sich durch die Grundsteuerreform erhöht hat. Sie ist nach dem vereinbarten Schlüssel zu verteilen.
Gilt das auch für Gewerbemieter?
Die Betriebskostenverordnung gilt im Gewerbe nicht unmittelbar. Dort können weitere Kosten, etwa Verwaltungskosten, vereinbart werden – allerdings nur hinreichend klar und bestimmt.
Lassen Sie Ihren Fall prüfen.
Jeder Fall hat seine Besonderheiten. Wir prüfen Ihre Unterlagen und sagen Ihnen, wie wir Ihre Chancen einschätzen und was eine Vertretung kostet.
- Unterlagen sendenVertrag, Schreiben, Fotos – direkt über das Formular.
- Einschätzung erhaltenMit klarem Kostenrahmen, bevor Kosten entstehen.
- EntscheidenErst mit Ihrem Auftrag werden wir tätig.
Stand: November 2026. Dieser Beitrag bietet einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Rechtsprechung und Gesetzeslage können sich ändern.